Viáticos y Gastos de Viaje en México: Guía para no Perder Dinero (ni el Sueño)

Viáticos y Gastos de Viaje en México: Guía para no Perder Dinero (ni el Sueño)

¿Tu equipo viaja por trabajo? ¿Te toca cubrir los gastos de gasolina, comida u hospedaje? Si la respuesta es sí, este artículo es para ti. Hablaremos de un tema que, aunque parece sencillo, tiene más detalles que una declaración anual: el tratamiento fiscal de los viáticos y pagos a cuenta de terceros.

Si no manejas esto bien, podrías tener problemas con el SAT, perder el derecho a deducir esos gastos y, peor aún, causarle un problema fiscal a tus empleados. ¡No te preocupes! Aquí te explico todo de manera clara y sin tanto rollo.

Primero lo primero: ¿Qué es un viático?

Para el SAT, un viático es una cantidad de dinero que la empresa le da a un trabajador para cubrir los gastos de un viaje de trabajo. Piensa en hospedaje, comidas, transporte y hasta la renta de un coche. El punto clave es que este gasto es estrictamente indispensable para que el trabajador pueda cumplir con su labor.

Pero ojo, no cualquier gasto de viaje califica. La ley es clara y tiene sus propias reglas:

• Fuera del "área de confort": Para que los viáticos sean deducibles, el viaje tiene que ser a un lugar que esté a más de 50 kilómetros del lugar donde tu empleado trabaja habitualmente. ¿Cómo se mide esto? El SAT lo entiende como un círculo de 50 kilómetros de radio alrededor de tu oficina. Un viaje a las afueras de la CDMX puede calificar, pero uno a una zona céntrica no.
• A nombre del jefe: La ley es muy específica. El gasto lo hace la empresa (el patrón) a través del empleado, por lo que la factura (CFDI) debe estar a nombre de la empresa. Para viáticos de empleados, existe una facilidad: la factura puede estar a nombre del trabajador, siempre y cuando el gasto haya sido hecho por cuenta de la empresa.

¿Y si viajan al extranjero?

Si tus trabajadores viajan fuera de México, los viáticos también son deducibles. Solo asegúrate de que los comprobantes que te entreguen contengan, al menos:

• El nombre y la dirección del emisor extranjero.
• Su número de identificación fiscal (o su equivalente).
• Lugar y fecha de emisión.
• Tu nombre o razón social y tu RFC.
• La descripción del servicio o producto.
• El monto total.

¡Cuidado con los límites! ¿Cuánto puedo deducir?

La ley no te permite deducir todo lo que se gastó sin un límite. El SAT establece topes diarios para ciertos gastos. Si el gasto es mayor, solo podrás deducir hasta el límite establecido.

Importante: Para deducir la alimentación, renta de autos o hospedaje, debes tener también el CFDI o el comprobante de transporte o hospedaje (según corresponda).

El gran dilema: ¿El viático es ingreso para el trabajador?

Aquí viene la buena noticia: si tu trabajador comprueba correctamente los gastos de viáticos con sus facturas, ese dinero no se considera ingreso para él. Esto significa que no tiene que pagar impuestos por ese monto.

Pero, ¿qué pasa si el trabajador no consigue factura de un gasto pequeño?

Afortunadamente, existe una regla que te permite no comprobar con CFDI hasta el 20% del total de los viáticos de cada viaje, siempre y cuando:

1. El monto no comprobado no supere los $15,000 pesos anuales por trabajador.
2. El 80% restante de los viáticos se pague con tarjeta de crédito o débito de la empresa.
3. El trabajador devuelva el dinero que no gastó.

Si se cumplen estos puntos, el viático no comprobado tampoco será un ingreso gravado para tu empleado.

El papel de los CFDI de nómina

Para cumplir con el SAT, debes incluir los viáticos en el recibo de nómina de tus empleados. Primero, registra el dinero que le entregaste con el concepto "Otros pagos" (ya que aún no sabes si es un gasto exento o no). Después, cuando tu empleado regrese y te entregue las facturas, ajustas el recibo para indicar qué parte es ingreso exento y qué parte es ingreso gravado (si no cumplió con las reglas).

En el caso práctico del artículo, el trabajador recibió $30,000 para su viaje, y al regresar, solo pudo comprobar $26,010. Los $3,990 restantes se consideran remanente, que debe devolver, o en su caso, se pueden analizar las facilidades de no comprobación. Si se cumplen los requisitos del punto anterior, la totalidad de los $26,010 siguen siendo exentos.

¿Y los pagos a terceros?

No confundas los viáticos con los pagos que un tercero (como un gestor, un abogado o un agente aduanal) hace en tu nombre. Para que estos pagos sean deducibles para ti, la regla es clara:

• La factura debe estar a tu nombre. El tercero es solo un intermediario.
• La forma de pago es clave. Debes reembolsarle el dinero al tercero con un cheque nominativo o una transferencia electrónica.

Reembolso o entrega de fondos

Hay dos formas de manejar esto:

• Le entregas el dinero antes: Lo ideal es que le transfieras el dinero a una cuenta bancaria exclusiva para este fin. La factura debe estar a tu nombre. Si sobra dinero, el tercero debe devolvértelo.
• Le reembolsas después: El tercero hace el pago con su propio dinero y luego te lo cobra. De la misma forma, te debe dar una factura a tu nombre y tú le reembolsas el total por transferencia o cheque.

En resumen:

Manejar correctamente los viáticos y los pagos a terceros te evitará dolores de cabeza con el SAT. La clave está en la documentación y la forma de pago. Si sigues estas reglas, tus gastos serán deducibles, tu empresa estará en orden y tus trabajadores no tendrán sorpresas desagradables en sus declaraciones.

¿Qué te pareció esta guía? ¿Hay algún otro tema fiscal que te gustaría que abordemos? ¡Déjame tus comentarios y sigamos la conversación!